IL MINISTRO DEL TESORO
Visto il decreto legislativo del Capo provvisorio dello Stato 17 luglio 1947, n. 691;
Visto il decreto-legge 3 maggio 1991, n. 143, convertito, con modificazioni e integrazioni, dalla legge 5 luglio 1991, n. 197, recante Provvedimenti urgenti per limitare l’uso del contante e dei titoli al portatore nelle transazioni e prevenire l’utilizzazione del sistema finanziario a scopo di riciclaggio;
Visto in particolare l’art. 2, comma 1, della legge 5 luglio 1991, n. 197, che ha sostituito l’art. 13 del decreto-legge 15 dicembre 1979, n. 625, convertito, con modificazioni, dalla legge 6 febbraio 1980, n. 15, come sostituito dall’art. 30, comma 1, della legge 19 marzo 1990, n. 55;
Visto l’art. 30, comma 2, della legge 19 marzo 1990, n. 55;
Visti i propri D.M. 3 maggio 1990 e D.M. 4 luglio 1990 emanati in attuazione del predetto art. 30, comma 1, della legge n. 55 del 1990;
Considerata l’esigenza di procedere all’aggiornamento e all’integrazione delle disposizioni contenute nei citati decreti;
Ritenuta l’urgenza di provvedere, ai sensi e per gli effetti dell’art. 6 del citato decreto legislativo del Capo provvisorio dello Stato 17 luglio 1947, n. 691;
Decreta:
Modalità di attuazione delle disposizioni in tema di identificazione e registrazione cui sono soggetti gli intermediari finanziari.
1. Soggetti tenuti agli obblighi di identificazione e di registrazione.
Deve essere identificato a cura del personale incaricato chiunque esegue operazioni o accende conti, depositi o altri rapporti continuativi presso i seguenti soggetti:
a) uffici della pubblica amministrazione, ivi compresi gli uffici postali;
b) enti creditizi;
c) società di intermediazione immobiliare;
d) società commissionarie ammesse agli antirecinti alle grida delle borse valori;
e) agenti di cambio;
f) società autorizzate al collocamento a domicilio di valori immobiliari;
g) società di gestione di fondi comuni di investimento mobiliare;
h) società fiduciarie;
i) imprese ed enti assicurativi;
l) società Monte Titoli S.p.A.;
m) intermediari che hanno per oggetto prevalente o che comunque svolgono in via prevalente una o più delle seguenti attività: concessione di finanziamenti sotto qualsiasi forma, compresa la locazione finanziaria; assunzione di partecipazioni; intermediazione in cambi; servizi di incasso, pagamento e trasferimento di fondi anche mediante emissione e gestione di carte di credito. Gli intermediari di cui alla lettera m) sono tenuti all’osservanza degli obblighi di identificazione e registrazione a prescindere dalla abilitazione ad effettuare le operazioni di trasferimento di cui all’art. 1 del decreto-legge 3 maggio 1991, n. 143, convertito, con modificazioni, dalla legge 5 luglio 1991, n. 197.
In caso di ordini di accreditamento o di pagamento provenienti dall’estero sono tenuti agli obblighi di identificazione e registrazione gli intermediari operanti sul territorio nazionale che danno attuazione all’operazione.
2. Operazioni e rapporti ai quali si applicano gli obblighi di identificazione e di registrazione.
2.1. Trasmissione o movimentazione di mezzi di pagamento.
Gli obblighi sussistono ogni volta che vi sia un’effettiva trasmissione o movimentazione di mezzi di pagamento di importo superiore a lire 20 milioni – o corrispondente controvalore in lire di mezzi di pagamento espressi in valuta estera – indipendentemente dal fatto che l’operazione sia posta in essere per cassa, per corrispondenza, attraverso cassa continua o sportelli automatici, oppure attraverso istituti specializzati per il trasporto valori e a prescindere dalle modalità con cui questa movimentazione sia poi contabilizzata.
Per mezzi di pagamento si intendono, oltre al denaro contante, gli assegni circolari e bancari, i vari tipi di assegni turistici, i titoli speciali dell’Istituto di emissione, i titoli speciali del Banco di Napoli e del Banco di Sicilia, gli assegni e i vaglia postali, gli ordini di accreditamento o di pagamento (es. bonifici bancari e vouchers; collegati all’uso di carte di credito o di pagamento).
2.2. Trasferimento di denaro contante o di titoli al portatore.
Gli obblighi sussistono altresì nei casi in cui l’intermediario agisca da tramite ai sensi dell’art. 1 della legge n. 197 del 1991, o sia comunque parte nel trasferimento di denaro contante o titoli al portatore, in lire o in valuta estera, effettuato a qualsiasi titolo tra soggetti diversi, di importo complessivamente superiore a lire 20 milioni. Tali operazioni possono essere eseguite solo dagli intermediari abilitati di cui all’art. 4 della medesima legge, nei limiti delle proprie attività istituzionali.
2.3. Operazioni frazionate.
Gli obblighi ricorrono anche allorquando, per la natura e le modalità delle operazioni poste in essere, si pur desumere che più operazioni effettuate in momenti diversi e in un circoscritto periodo di tempo, ancorché singolarmente non superiori al limite di importo di lire 20 milioni, costituiscano nondimeno parti di un’unica operazione.
Entro il 7 luglio 1992 i soggetti indicati al punto 1 del presente decreto dovranno mettere a disposizione del personale incaricato – ai fini di valutare se si tratti di parti di un’unica operazione – gli strumenti tecnici idonei a conoscere in tempo reale le operazioni eseguite dal cliente presso la stessa dipendenza dell’ente o istituto nel giorno dell’operazione e nei giorni lavorativi ricompresi nei sette giorni precedenti.
Fino a quando tali strumenti non saranno disponibili deve intendersi che più operazioni effettuate nell’ambito della stessa giornata lavorativa e presso il medesimo operatore di sportello, costituiscono parti di un’unica operazione.
2.4. Conti, depositi o altri rapporti continuativi.
A decorrere dal 10 gennaio 1992 gli obblighi sussistono in sede di accensione di ogni conto, deposito o altro rapporto continuativo, nominativo o al portatore, in danaro o in titoli, di qualunque importo.
Il termine conto va inteso nel senso di conti movimentabili, quali il conto corrente e conti analoghi;
sono esclusi i conti transitori bancari.
Il termine deposito non ricomprende i certificati di deposito e titoli analoghi.
L’espressione altro rapporto continuativo va intesa nel senso di un unico rapporto contrattuale di durata, rientrante nell’esercizio dell’attività istituzionale dell’intermediario, che possa dar luogo a più operazioni di versamento, prelievo o trasferimento di danaro o di altri valori. Nell’espressione altro rapporto continuativo;, sono compresi i rapporti relativi a cassette di sicurezza e a depositi chiusi; sono invece esclusi i rapporti di garanzia.
2.5. Eccezioni agli obblighi di identificazione e di registrazione.
Parimenti, gli obblighi non sussistono per le operazioni e i rapporti posti in essere tra banche, altri intermediari abilitati aventi sede o succursale in Italia e banche o succursali situate all’estero. In ogni caso, per le materiali movimentazioni di contante e di titoli al portatore, effettuate anche per il tramite di vettori specializzati, vanno acquisiti e registrati il codice dell’anagrafe dei corrispondenti bancari esteri di banche italiane attribuito (o da attribuire) dall’Ufficio italiano dei cambi, la data, la causale, il codice Paese estero e l’importo dell’operazione, distinguendo mediante apposito codice la parte in contante (3).
Gli obblighi, nei termini surriportati, non sussistono per le operazioni e i rapporti di cui ai paragrafi precedenti posti in essere tra gli intermediari abilitati di cui all’art. 4 della legge n. 197/1991.
Sono esclusi dagli obblighi in questione i trasferimenti di fondi nell’ambito della tesoreria statale e le operazioni di pagamento disposte da amministrazioni pubbliche, per il tramite della tesoreria dello Stato, ad eccezione delle operazioni di pagamento relative al debito pubblico.
Gli obblighi sono altresì esclusi per i conti, i depositi e gli altri rapporti continuativi intrattenuti con le sezioni di tesoreria provinciale dello Stato, la Banca d’Italia e l’Ufficio italiano dei cambi.
3. Informazioni da acquisire e registrare.
I dati e le informazioni da acquisire e registrare sono:
la data e la causale dell’operazione;
l’importo dei singoli mezzi di pagamento o dei titoli al portatore;
le complete generalità (nome, cognome, luogo e data di nascita, indirizzo) e gli estremi del documento di identificazione esibito da chi effettua l’operazione in proprio o per conto terzi;
le complete generalità o, nel caso di persona non fisica, la denominazione e la sede dell’eventuale soggetto per conto del quale l’operazione stessa viene eseguita;
nel caso di ordini di accreditamento o di pagamento dovranno essere comunque indicati l’ordinante, il beneficiario e gli intermediari che danno attuazione all’operazione.
L’importo dei mezzi di pagamento deve essere evidenziato distinguendo, mediante apposito codice, la parte in contante dal complessivo ammontare degli altri mezzi di pagamento.
A decorrere dal 10 gennaio 1992, i dati relativi alle operazioni effettuate per contanti di importo superiore a lire 20 milioni sono integrati con il codice fiscale, quando attribuibile, sia del soggetto che effettua l’operazione sia dell’eventuale soggetto per conto del quale l’operazione viene eseguita.
Gli stessi dati identificativi, compreso il codice fiscale, verranno acquisiti e registrati a decorrere dal 10 gennaio 1992 in sede di accensione di ogni conto, deposito o altro rapporto continuativo. Per conti, depositi e rapporti continuativi in essere alla data predetta, tali dati saranno compiutamente integrati entro il 31 dicembre 1992. L’intermediario non dovrà eseguire operazioni disposte dopo tale data dal cliente, che non abbia reso possibile l’integrazione dei dati.
Limitatamente ai rapporti già in essere le imprese e gli enti assicurativi acquisiscono il codice fiscale soltanto nei casi in cui l’importo complessivo dei premi è superiore a lire 20 milioni annue.
Per le operazioni e i rapporti intrattenuti dalle banche e dagli altri intermediari abilitati aventi sede o succursale in Italia con organismi internazionali, autorità governative di Stati esteri ed uffici postali esteri, vanno acquisiti e registrati il codice dell’anagrafe dei corrispondenti esteri attribuito (o a attribuire) dall’Ufficio italiano dei cambi, la data, il codice Paese estero e, per le sole operazioni, la causale e l’importo (4).
4. Modalità operative.
4.1. Modalità di identificazione.
L’identificazione di chi compie l’operazione va effettuata volta per volta: ove si tratti di persona fisica o giuridica, titolari di rapporti nominativi in essere, o di un suo delegato e/o procuratore, che come tali siano stati già identificati, è sufficiente indicare nome e cognome o denominazione e gli estremi del rapporto.
Nel caso di esibitori o presentatori, l’identificazione va effettuata nei confronti di chi pone in essere materialmente l’operazione, apponendo altresì l’indicazione dei soggetti o dei nominativi cui va riferita l’operazione stessa; ciò sia nel caso che gli esibitori o presentatori operino per conto di una persona fisica, sia che operino per conto di una persona giuridica.
Nel caso di operazioni effettuate col sistema della cassa continua o di sportelli automatici, o attraverso istituti specializzati per il trasporto valori, oppure per corrispondenza o comunque non effettuati allo sportello, a causa dell’impossibilità di identificare chi effettua materialmente l’operazione, sussiste l’obbligo di indicare l’intestatario del conto, del deposito o del rapporto cui si riferisce l’operazione stessa.
Nel caso di invio per corrispondenza di mezzi di pagamento per l’esistenza di rate di mutuo o di altre obbligazioni connesse, l’operazione va riferita all’intestatario del mutuo. In caso di subingresso nel debito, qualora si sia in possesso di atti o documenti idonei a comprovare il subingresso, l’operazione va riferita al soggetto indicato in tali atti o documenti come nuovo debitore. Parimenti nel caso di invio per corrispondenza di mezzi di pagamento ad estinzione, parziale o totale di crediti ceduti, l’operazione va riferita al soggetto indicato come debitore negli atti o documenti idonei a comprovare la cessione che si trovino in possesso dell’intermediario.
I dati identificativi relativi all’accensione di conti, depositi o altri rapporti continuativi devono essere acquisiti in presenza del titolare del rapporto o del suo mandatario, ove non siano già titolari di altri rapporti presso lo stesso intermediario o altro intermediario abilitato e ciò sia comprovato da idonea attestazione da questi rilasciata (5).
Per l’accensione di conti, depositi o altri rapporti continuativi dall’estero presso le banche e gli altri intermediari abilitati aventi sede o succursale in Italia, le complete generalità di chi effettua l’operazione e dell’eventuale soggetto per conto del quale l’operazione viene eseguita possono essere acquisite anche non in presenza di detti soggetti qualora i dati stessi siano stati rilevati da:
1) banche aventi sede legale e amministrativa in Paesi aderenti al Gruppo d’azione finanziaria internazionale (banche GAFI), ovvero da succursali situate in tali Paesi di banche nazionali e di banche GAFI;
2) succursali situate in Paesi non aderenti al GAFI di banche nazionali e di banche GAFI, a condizione che la banca casa madre dichiari di aderire, nell’esercizio dell’attività svolta presso quelle succursali, ai principi e alle cautele delle raccomandazioni emanate dal GAFI;
3) autorità consolare, che vi provvede nelle forme d’uso.
L’avvenuta identificazione deve essere comprovata da idonea attestazione (6).
4.2 Modalità di registrazione. Archivio informatico.
I dati devono essere facilmente reperibili e, comunque, inseriti entro trenta giorni in un unico archivio informatico di pertinenza del soggetto pubblico o privato presso il quale l’operazione viene eseguita.
Per le imprese e gli enti assicurativi il termine decorre dal giorno in cui hanno ricevuto i dati da parte degli agenti e degli altri collaboratori autonomi, i quali, a loro volta, devono inoltrare i dati stessi entro trenta giorni.
Nell’intervallo di tempo eventualmente intercorrente fra l’effettuazione delle operazioni e l’immissione dei dati e delle informazioni nell’archivio, al fine di assicurarne la facile reperibilità, gli intermediari devono istituire apposite evidenze, anche presso le unità e gli operatori distaccati.
Allo scopo di evitare duplicazioni di registrazioni, agli adempimenti in parola deve attendere unicamente l’intermediario che viene in contatto con la clientela anche se la relazione viene instaurata per conto di altri operatori tenuti agli obblighi di legge.
Entro sei mesi dalla pubblicazione del decreto di cui al comma 5, sub comma 1, dell’art. 2 del decreto-legge 3 maggio 1991, n. 143, convertito, con modificazioni, dalla legge n. 197/1991, gli intermediari sono tenuti a istituire l’archivio informatico. I dati e le informazioni vanno conservati in detto archivio per la durata di dieci anni dalla effettuazione delle singole operazioni. I dati relativi alla accensione di conti, depositi o altri rapporti continuativi, vanno conservati fino a dieci anni dopo l’estinzione. Resta fermo ogni altro obbligo relativo alla conservazione dei documenti.
I dati anagrafici e gli altri dati identificativi dei conti, depositi o altri rapporti continuativi, possono anche essere contenuti in archivi informatici, diversi dall’archivio informatico unico, a condizione che sia comunque assicurata la possibilità di trarre evidenze aziendali integrate.
5. Disciplina transitoria.
Fino alla costituzione dell’archivio informatico i dati e le informazioni devono risultare da appositi registri o da altre scritture formate anche a mezzo di sistemi elettrocontabili e conservati per la durata di dieci anni dalla effettuazione delle singole operazioni. I dati relativi alla accensione dei conti, depositi o altri rapporti continuativi, vanno conservati fino a dieci anni dopo l’estinzione.
Per quanto concerne in particolare i registri non derivanti da sistemi elettrocontabili, gli stessi devono essere progressivamente numerati e siglati in ogni pagina, a cura del responsabile dell’ufficio che li utilizza e di altra persona all’uopo autorizzata, con l’indicazione alla fine dell’ultimo foglio del numero delle pagine di cui è composto il registro e l’apposizione delle firme delle suddette persone. Ciò vale ovviamente qualora gli uffici interessati non ritengano di far vidimare e bollare volontariamente i registri previsti.
I soggetti che siano già obbligati, in forza di altre disposizioni di legge o amministrative, a tenere un registro della clientela possono servirsi anche dei registri in essere purché questi contengano o comunque vengano completati con tutte le indicazioni richieste.
6. Disposizioni finali.
Il presente decreto sostituisce i precedenti D.M. 3 maggio 1990 e D.M. 4 luglio 1990, emanati in attuazione dell’art. 30 della legge 19 marzo 1990, n. 55.
(1) Pubblicato nella Gazz. Uff. 28 dicembre 1991, n. 303.
(2) Il presente provvedimento è anche citato, per coordinamento, in nota all’art. 13, D.L. 15 dicembre 1979, n. 625.
(3) Periodo aggiunto dal D.M. 29 ottobre 1993.
(4) Periodo aggiunto dal D.M. 29 ottobre 1993.
(5) Periodo così modificato dal D.M. 29 ottobre 1993.
(6) Periodi aggiunti dal D.M. 29 ottobre 1993.