Modalità di acquisizione e archiviazione dei dati
Mar 24th, 2008 by Trading Online
Ministero del tesoro - D.M. 7 luglio 1992
IL MINISTRO DEL TESORO
Visto il decreto-legge 3 maggio 1991, n. 143, convertito, con modificazioni, dalla legge 5 luglio 1991, n. 197, recante Provvedimenti urgenti per limitare l’uso del contante e dei titoli al portatore nelle transazioni e prevenire l’utilizzazione del sistema finanziario a scopo di riciclaggio;
Visto l’art. 13 del decreto-legge 15 dicembre 1979, n. 625, convertito, con modificazioni, dalla legge 6 febbraio 1980, n. 15, come sostituito dall’art. 30, comma 1, della legge 19 marzo 1990, n. 55, e, da ultimo, dall’art. 2, comma 1, del decreto-legge 13 maggio 1991, n. 143, convertito, con modificazioni, dalla legge 5 luglio 1991, n. 197;
Visto l’art. 5, comma 10, della legge 5 luglio 1991, n. 197;
Visto il proprio decreto in data 19 dicembre 1991, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 303 del 28 dicembre 1991, recante modalità di attuazione delle disposizioni di cui all’art. 2 del decreto-legge 13 maggio 1991, n. 143, convertito, con modificazioni, dalla legge 5 luglio 1991, n. 197;
Considerata la necessità di stabilire le modalità di acquisizione e archiviazione dei dati, nonché gli standards e le compatibilità informatiche di cui al predetto art. 2, comma 5;
Decreta:
Capo I - Acquisizione ed archiviazione dei dati e delle informazioni nell’archivio informatico unico aziendale
1. 1. Sono tenuti ad istituire l’archivio unico informatico di cui all’art. 13, comma 5, del decreto-legge 15 dicembre 1979, n. 625 (3), convertito, con modificazioni, dalla legge 6 febbraio 1980, n. 15, come sostituito dall’art. 30, comma 1, della legge 19 marzo 1990, n. 55 (4), e, come da ultimo, sostituito dall’art. 2, comma 1, del decreto-legge 3 maggio 1991, n. 143 (5), convertito, con modificazioni, dalla legge 5 luglio 1991, n. 197, i soggetti indicati nell’art. 2 della citata legge n. 197/1991, di seguito denominati intermediari;, che, nell’esercizio delle attività istituzionali e indipendentemente dall’abilitazione di cui all’art. 4 della ripetuta legge 5 luglio 1991, n. 197, effettuano trasmissione o movimentazione di mezzi di pagamento o trasferimento di titoli al portatore di importo superiore a lire 20 milioni, ovvero intrattengono con la clientela conti, depositi o altri rapporti continuativi.
2. 1. L’archivio informatico unico aziendale è formato e gestito a cura di ogni intermediario di cui all’art. 1.
2. In tale archivio devono essere inseriti i dati e le informazioni di seguito indicati:
a) la data dell’operazione. Per data dell’operazione si intende quella di effettuazione dell’operazione direttamente presso la dipendenza dell’intermediario ovvero, negli altri casi, la data in cui l’intermediario acquisisce gli elementi necessari alla contabilizzazione dell’operazione;
b) la causale dell’operazione. Per causale si intende l’indicazione del tipo dell’operazione individuato, con i relativi codici, nelle note tecniche emanate dall’Ufficio italiano dei cambi;
c) l’importo dei singoli mezzi di pagamento o dei titoli al portatore. Tale importo deve essere evidenziato distinguendo, mediante apposito codice, la parte in contanti dal complessivo ammontare dell’operazione. non devono essere effettuate compensazioni tra operazioni di segno contrario poste in essere dallo stesso soggetto. Le registrazioni degli importi espressi in valuta estera vanno effettuate, nel controvalore in lire italiane, al cambio di effettiva negoziazione ovvero, in mancanza, al cambio medio Milano-Roma del giorno precedente la data dell’operazione. In ogni caso va conservata evidenza della valuta estera in cui l’operazione è espressa;
d) le complete generalità (nome, cognome, luogo, data di nascita e indirizzo) e gli estremi del documento di identificazione di chi effettua l’operazione in proprio o per conto terzi;
e) le complete generalità della persona fisica, ovvero, nel caso di altri soggetti, la denominazione e la sede del soggetto per conto del quale l’operazione è effettuata;
f) il codice fiscale della persona fisica che effettua l’operazione per contanti e del soggetto per conto del quale tale operazione è effettuata.
3. Gli stessi dati identificativi, compreso il codice fiscale, relativi ad ogni conto, deposito o altro rapporto continuativo, unitamente alle generalità dei delegati ad operare per conto del titolare del rapporto, devono essere registrati nell’archivio unico.
4. I dati anagrafici e gli altri dati identificativi dei conti, depositi o altri rapporti continuativi, possono essere contenuti in archivi informatici diversi dall’archivio unico, purché venga garantita la storicità dei dati medesimi e sia comunque assicurata la possibilità di trarre evidenze aziendali integrate.
Art. 3.
1. Relativamente agli ordini di pagamento o accreditamento, i dati e le informazioni devono essere acquisiti nel modo seguente:
1) l’intermediario che interviene per conto del soggetto ordinante è tenuto a registrare:
a) gli elementi di cui ai punti d), e) ed f) del comma 2 dell’art. 2 (ordinante);
b) gli estremi (nome, cognome e, ove noti, denominazione, sede e indirizzo o Paese estero) del beneficiario;
c) l’intermediario (denominazione e localizzazione o Paese estero) presso il quale deve essere effettuato il pagamento o l’accredito dell’importo;
2) l’intermediario che interviene per conto del beneficiario registra:
a) gli elementi di cui ai punti d), e) ed f) del comma 2 dell’art. 2 (beneficiario);
b) gli estremi (nome, cognome e, ove noti, denominazione, sede e indirizzo) dell’ordinante;
c) l’intermediario (denominazione e localizzazione) presso il quale l’ordine è stato disposto.
2. Nel caso di ordini di pagamento o accreditamento provenienti dall’estero, l’intermediario incaricato, oltre a registrare le complete generalità del beneficiario, deve comunque indicare l’intermediario estero intervenuto per conto dell’ordinante e, ove noti, il Paese e le generalità di quest’ultimo. Qualora il trasferimento dei fondi a favore del beneficiario avvenga per il tramite di piy intermediari nazionali, le informazioni relative all’intermediario ed all’ordinante estero, acquisite dal primo intermediario nazionale intervenuto, devono comunque essere trasmesse all’intermediario del beneficiario tenuto alla registrazione dell’operazione nell’archivio unico informatico.
3. La disciplina del presente articolo non si applica alla Banca d’Italia e all’Ufficio italiano dei cambi, in conformità a quanto previsto dall’ultimo comma del punto 2.5 del decreto del Ministro del tesoro in data 19 dicembre 1991.
Art. 4.
1. Le operazioni a valere su rapporti pluri-intestati vanno riferite a tutti gli intestatari, indipendentemente dal soggetto che esegue l’operazione, soggetto che deve essere comunque identificato.
2. Ai fini della registrazione di operazioni a valere su rapporti intestati ad una pluralità di soggetti, pur essere indicato il solo numero del rapporto, in presenza di un’anagrafe che comunque consenta di individuare tutti i cointestatari e garantisca la possibilità di trarre evidenze aziendali integrate. In caso contrario, devono essere indicati gli estremi identificativi di tutti i soggetti intestatari.
3. Non sono sottoposte a registrazione le operazioni contabili di accredito e addebito relative ai titoli di Stato, effettuate tra rapporti recanti l’identica intestazione, intrattenuti nell’ambito della stessa dipendenza dell’intermediario.
Art. 5.
1. Nella predisposizione degli strumenti tecnici di ausilio al personale incaricato dell’individuazione delle operazioni frazionate di cui al punto 2.3 del decreto del Ministro del tesoro in data 19 dicembre 1991, gli intermediari tengono conto dei volumi e della tipologia dell’attività in concreto svolta presso le singole dipendenze.
2. L’aggregazione delle operazioni che possono ritenersi, per natura e modalità, parti di un’unica operazione frazionata pur effettuarsi con elaborazioni da eseguirsi immediatamente o, comunque, entro il giorno lavorativo successivo.
3. Gli intermediari, nell’ambito della loro autonomia organizzativa, possono individuare classi di operazioni e di importo non significative ai fini della rilevazione delle operazioni frazionate.
4. Sono escluse dagli obblighi di rilevazione delle operazioni frazionate, oltre alle fattispecie di cui al punto 2.5 del decreto del Ministro del tesoro in data 19 dicembre 1991, le operazioni di entrata della tesoreria dello Stato e, comunque, qualsiasi operazione di pagamento a favore dello Stato.
5. Nel caso di ordini di pagamento o di accreditamento, gli intermediari effettuano le aggregazioni ciascuno con riferimento al soggetto per il quale interviene.
Art. 6.
1. Per consentire l’effettuazione di analisi statistiche dei dati aggregati, così come previsto dall’art. 5, comma 10, del decreto-legge 3 maggio 1991, n. 143 (6), convertito, con modificazioni, dalla legge 5 luglio 1991, n. 197, con le modalità che saranno precisate con proprio decreto dal Ministro del tesoro, nell’archivio, unico aziendale gli intermediari abilitati sono tenuti a:
a) completare, ai fini della descrizione del tipo di operazione i dati relativi a conti, depositi ed altri rapporti continuativi, con l’indicazione della settorizzazione dell’attività economica del soggetto titolare, secondo le codifiche emanate dall’Ufficio italiano dei cambi;
b) riportare le medesime codifiche all’atto della registrazione di operazioni effettuate su conti, depositi e altri rapporti continuativi;
c) mantenere evidenza, ai fini delle aggregazioni per le segnalazioni periodiche all’Ufficio italiano dei cambi, delle sole operazioni in contanti di importo inferiore a lire 20 milioni che, prese inizialmente in considerazione quali possibili parti di un’unica operazione di importo complessivo superiore al suddetto limite, non abbiano, nel termine di cui al punto 2.3 del decreto del Ministro del tesoro in data 19 dicembre 1991, formato oggetto di registrazione nell’archivio unico.
Capo II -Standards e compatibilità informatiche dell’archivio unico
Art 7.
1. Gli standards e le compatibilità informatiche da rispettare per l’alimentazione e la gestione dell’archivio unico aziendale disciplinano i seguenti aspetti:
a) attributi (campi) richiesti nei diversi tipi di registrazione;
b) struttura e codifica da utilizzare per ogni attributo informativo;
c) modalità di alimentazione dell’archivio unico;
d) tempi e durata delle registrazioni e tempi di conservazione in linea; delle informazioni;
e) ordinamento dei dati;
f) modalità di scarico fuori linea delle informazioni meno recenti e struttura fisica e logica degli archivi fuori linea;
g) modalità di rettifica delle registrazioni errate;
h) criteri di sicurezza e di riservatezza;
i) modalità di certificazione delle procedure informatiche.
Art.8.
1. Vanno realizzate le seguenti funzioni di utilizzo dei dati contenuti nell’archivio unico aziendale:
a) ricerca di massa delle informazioni;
b) interrogazione dell’anagrafe dei rapporti;
c) aggregazione di specifici sottoinsiemi delle registrazioni;
d) ricerca interattiva per l’archivio in linea, per le categorie di intermediari che saranno specificate nelle istruzioni dell’Ufficio italiano dei cambi.
2. Le funzioni di cui ai punti c) e d) devono essere realizzate entro un anno dalla data di pubblicazione del presente decreto.
Art. 9.
1. Le specifiche di dettaglio degli standards; informatici sono contenute nell’allegato che fa parte integrante del presente decreto. Con successivi decreti del Ministro del tesoro potranno disporsi gli aggiornamenti, le variazioni o le modifiche dell’allegato, in relazione alle esigenze che potranno in concreto manifestarsi.
Art.10. 1.
Il presente decreto sarà pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
(Si omettono gli allegati) (7)
(1) Pubblicato nella Gazz. Uff. 10 luglio 1992, n. 161.
(2) Si ritiene opportuno riportare anche la premessa del presente decreto.
(3) Riportato al n. A/XXVI.
(4) Riportata al n. T/XIV.
(5) Riportato al n. A/LXXIX.
(6) Riportato al n. A/LXXIX.
(7) Il D.M. 17 giugno 1998 (Gazz. Uff. 25 giugno 1998, n. 146) ha stabilito la nuova classificazione della clientela per settori di attività economica nell’ambito dell’archivio unico informatico di cui alla legge 5 luglio 1991, n. 197, e individuazione dello schema di raccordo tra settorizzazione analitica e sintetica ai fini dell’inoltro all’Ufficio italiano dei cambi dei dati mensili aggregati antiriciclaggio. Con D.M. 4 agosto 1998 (Gazz. Uff. 4 settembre 1998, n. 206), annullato dal D.M. 5 ottobre 1998 (Gazz. Uff. 10 ottobre 1998, n. 237, erano state disposte modificazione agli allegati tecnici del presente decreto in conseguenza dell’introduzione dell’euro quale nuova moneta di cambio.